Dit is een Outlook Mail – Estate – Portal situatie.

Hier komt de mail in outlook binnen en de inhoud van de mail wordt in Estate gezet   om te worden verwerkt en toegewezen aan een medewerker.

Na toewijzing wordt de mail beantwoord  door de medewerker via de portal.
De huurder ontvangt een automatisch aangemaakt bericht dat er een bericht voor hem klaar staat op de portal.

(Dit is een hybride situatie, ondanks dat we een portal hebben zal er ongetwijfeld ook nog steeds mail binnen komen van huurders/woningzoekenden die ons benaderen via gewone mail. Wanneer het mogelijk is zal deze mail beantwoord worden via Estate naar Portal d.m.v. een automatische mail dat er een bericht klaar staat op de portal. Zo sturen we keer op keer mensen naar de portal. Dit geldt voor de SUWB en voor de SHWJ)

Turbo-charge Your Popups Instantly!

Stappen scenario 2 (mail-estate-portal )

Mail toevoegen aan Estate – Contact- en klachtbeheer:

1. open de Outlook mail, lees bericht en klik reply, kopieer de mail met emailadres en subject, sluit de mail,
2. open Estate – Relaties en zoek de relatie op basis van email adres van het bericht, (email moet kloppen met relatie)
3. kijk of deze relatie pending, woningzoekend of huurder is en kijk of de klacht al uit staat Estate – Relaties – Contact- en klachtbeheer, (hier staan alle Contact- en klachtbeheer records van deze relatie)
4. kijk of de Relatie Webtoegang heeft, zo nee ( veelal huurder) klik op Email Webuitnodiging, de huurder krijgt een inlog toegestuurd.
5. Je hebt de Relatienaam of zoeknaam en het adres nodig om een ticket aan te maken in Estate – Contact- en klachtbeheer, maak hier een (mentale) notitie van
6. ga nu naar Estate – Contact- en klachtbeheer,
7. maak een nieuwe ticket aan,
8. kies voor contacttype: Invoeren MP, (invoeren Mail Portal)
9. Tik bij relatie de relatienaam of zoeknaam in. (er komt een popup met alle overeenkomstige (zoek)namen)
10. Kies de juiste relatie
11. In Omschrijving plak je de gekopieerde mail, verwerk en wijs ticket toe aan de juiste persoon.

Verwerk ticket : maak je reply af in Contact afhandeling,

1. kies Type: Naar Relatie, schrijf je reactie, wijs de juiste parameters toe en klik op Ok (Estate maakt een mail aan en verstuurd die naar de huurder en naar archief@… in de BCC zodat wij altijd kunnen checken of er een mail is verzonden. ( je kunt de reactie terug zien onder documenten bij deze ticket)

De huurder ontvangt een mail dat er een ticket voor m klaar staat op de portal.   We hebben de huurder nu omgeleid naar de Portal. De huurder kan nu via de portal reageren en bijlagen toevoegen. En wij reageren uitsluitend nog via de portal.

Wanneer de huurder toch terug mailt via info sturen we een bericht dat dit via de portal moet lopen en bij noreply@ gaan we nog een automatisch antwoord op maken.